Как отразить займ сотруднику в бухгалтерском и налоговом учете

Выдача займа сотруднику требует правильного оформления и отражения в учете. Рассмотрим порядок документального оформления, бухгалтерские проводки и налоговые последствия такой операции.

1. Оформление договора займа

Для выдачи займа сотруднику необходимо заключить письменный договор, который должен содержать:

• ФИО сотрудника и наименование организации
• Сумму займа
• Срок возврата
• Процентную ставку (или указание на беспроцентный характер)
• Порядок возврата

2. Бухгалтерский учет займа

2.1. Выдача займа

При выдаче займа делаются следующие проводки:

2.2. Начисление процентов

Если займ процентный, проценты отражаются проводкой:

3. Налоговый учет займа

3.1. НДФЛ

При беспроцентном займе или займе под низкий процент у сотрудника возникает материальная выгода, с которой удерживается НДФЛ:

• Материальная выгода = 2/3 ключевой ставки ЦБ от суммы займа
• НДФЛ = 35% от материальной выгоды (для резидентов)

3.2. Налог на прибыль

Проценты по займу включаются в состав внереализационных доходов:

• Для налога на прибыль признаются на последнее число каждого месяца
• По кассовому методу - при фактическом получении

4. Возврат займа

При возврате займа делается проводка:

5. Особые случаи

5.1. Прощение займа

При прощении займа:

• Сумма включается в доходы сотрудника (НДФЛ 13%)
• В бухучете списывается на прочие расходы

5.2. Просрочка возврата

При просрочке:

• Начисляются пени по условиям договора
• Пени отражаются как прочие доходы

5.3. Выдача займа в натуральной форме

При выдаче займа имуществом:

• Отражается по рыночной стоимости
• Может возникнуть НДС (если имущество было приобретено с НДС)

Правильное отражение займа сотруднику поможет избежать претензий со стороны налоговых органов и проблем с отчетностью.