Что нужно для обмена документами по ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) требует соблюдения определенных условий для юридически значимого обмена документами между контрагентами. Рассмотрим основные требования и необходимые компоненты.

Основные требования для работы с ЭДО

Для полноценного участия в электронном документообороте необходимо:

• Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП)
• Регистрация в системе электронного документооборота
• Согласование форматов документов с контрагентами
• Техническая возможность приема и отправки файлов

Пошаговая подготовка к работе с ЭДО

Технические требования

Для работы с ЭДО потребуется:

1. Компьютер с операционной системой Windows 7 или новее
2. Средства криптографической защиты информации (СКЗИ)
3. Специализированное ПО для работы с ЭДО
4. Надежное интернет-соединение
5. Средства для проверки электронных подписей

Документы для подключения ЭДО:

• Учредительные документы организации
• Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП
• Паспортные данные ответственного лица
• Заявление на подключение к оператору ЭДО
• Доверенность на право подписи (при необходимости)

Обязательные элементы электронного документа

Каждый документ в ЭДО должен содержать:

• Реквизиты отправителя и получателя
• Дату составления документа
• Квалифицированную электронную подпись
• Уникальный идентификатор документа
• Форматы, соответствующие требованиям ФНС

Важная информация:

С 1 июля 2021 года все организации обязаны обмениваться с налоговой определенными документами исключительно в электронном виде через операторов ЭДО. Это касается счетов-фактур, актов, накладных и других юридически значимых документов.